Một số lưu ý trong lễ tân đối ngoại

1. Xếp chỗ ngồi trên xe ô tô

Vị trí số 1 là vị trí bên phải, phía sau xe, vị trí số 2 bên trái sau lái xe, nếu ngồi 3 người thì nhân vật thứ 3 ngồi giữa. Khi chủ và khách đi chung xe thì chủ nhà ngồi bên trái khách chính; phiên dịch ngồi ghế cạnh lái xe. Bảo vệ (nếu có) ngồi cạnh lái xe và phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ nhà. Tuy nhiên hiện nay ta thường bố trí xe riêng khi đưa đón khách để tiện trao đổi công việc nội bộ.      

2. Xếp chỗ ngồi trong phòng khách

Chỗ ngồi danh dự thường đối diện với cửa ra vào. Khi bố trí ghế ngồi theo hình chữ U, chủ và khách chính ngồi ở đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, khách ngồi ở bên phải chủ nhà. Nếu bố trí hai dãy bàn dài (kiểu hội đàm) thì chủ nhà và khách chính ngồi ở ghế chính giữa ở hai dãy. Các thành viên khác ngồi kế tiếp từ phải sang trái khách chính và chủ nhà theo ngôi thứ từ cao xuống thấp.  

3. Bố trí tiệc:

- Bàn hình chữ nhật:

Khách không có phu nhân: Khách ngồi trước mặt chủ tiệc. Những người khác theo số thứ tự xen kẽ chủ và khách 

Khách có phu nhân: Bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc ông khách ngồi trước mặt ông chủ. Bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ.

- Bàn hình tròn 

Sơ đồ Bàn tiệc chiêu đãi - bàn tròn

4. Hội đàm

Chú trọng xây dựng kế hoạch và công tác lễ tân; kiểm tra khẩu hiệu, bàn, ghế, micro, cốc chén, nước uống, biển tên, chỗ ngồi trước hội đàm.

Thành phần hai bên tương ứng về chức vụ, nghề nghiệp và số lượng. Vị trí ngồi: phải tôn trọng nguyên tắc ngôi thứ, xếp mỗi đoàn ngồi một bên, kiểu bàn dài, hình ô-van hay bầu dục.

Người chủ trì mỗi bên ngồi giữa, bên phải Trưởng đoàn là người thứ hai, bên trái Trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch không được coi như xếp số), bên phải số hai là số bốn, bên trái phiên dịch là số ba và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi bên trái cho đến hết.

Nên tạo điều kiện cho các phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút. Sau đó, phóng viên phải ra để cuộc hội đàm được chính thức bàn về các vấn đề nội dung.

Nguồn: Trung ương Hội LHPN Việt Nam